Sengketa Tapal Batas

TAPAL BATAS

RIANGKOTEK - LEWORAHANG

KRONOLOGIS MASALAH

Dalam Tahun dan Peristiwa

Makalah Pendidikan

PENINGKATAN MUTU PENDIDIKAN

MELALUI MANAJEMEN SISTEM INFORMASI

Sebuah Pemikiran Manajerial

Pendahuluan

Salah satu esensi dari proses pendidikan tidak lain adalah penyajian informasi. Dalam menyajikan informasi, haruslah komunikatif. Dalam komunikasi pada umumnya, demikian pula dalam pendidikan, informasi yang tepat disajikan adalah informasi yang dibutuhkan,  yakni yang bermakna, dalam arti : (1) secara ekonomis menguntungkan. (2)  secara teknis, memungkinkan dapat dilaksanakan, (3) secara sosial-psikologis dapat diterima sesuai dengan norma dan nilai-nilai yang ada, dan (4) sesuai atau sejalan dengan kebijaksanaan/tuntutan perkembangan yang ada.

Dalam kehidupan masyarakat  kata informasi pada umumnya sudah tidak dipandang lagi sebagai istilah asing. Dalam pembicaraan umum di masyarakat sering para pembicara memaksudkannya sebagai berita atau keterangan yang adakalanya diidentikkan dengan data. Data mempunyai kaitan erat dengan informasi dan biasa pula terjadi suatu hal yang sama dikatakan data dan juga dikatakan informasi. Perbedaannya ditentukan dengan adanya proses dan kepentingan serta maksud dalam hal yang dikatakan informasi. Sedangkan data tidak terikat oleh kedua hal tersebut. Data merupakan bahan untuk menjadi informasi setelah diproses dengan prosedur, teknik dan cara sesuai dengan kepentingannya. Informasi adalah suatu data terpilih yang telah diproses dalam suatu sistem untuk menjadikannya dapat memberikan arti.

Manajemen Sistem Informasi adalah jaringan prosedur pengelolaan data mulai dari pengumpulan data, pengelolaan, penyimpanan, pengambilan, penyebaran dengan menggunakan berbagai peralatan yang tepat, dengan maksud memberikan iformasi kepada manajemen setiap waktu diperlukan dengan cepat dan tepat untuk dasar pembuatan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Komponen Manajemen Sistem Informasi

Unsur Sistem Informasi Manajemen meliputi unsur sistem, unsur informasi dan unsur manjemen. Seperti yang dikemukakan oleh seorang ilmuan yang bernama Idochi Anwar Prajudio Atmosudirjo (1979:231)  komponen informasi terdiri dari:

·         Sistem

Sistem adalah seperangkat alat komponen yang terdiri dari dua atau lebih, yang saling berhubungan dan saling ketergantungan satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama. Sistem juga berarti sesuatu yang terdiri atas objek-objek atau unsur atau komponen-komponen yang bertata-kaitan dan bertata-hubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsur tersebut merupakan suatu pemrosesan atau pengolahan tertentu (Prajudio Atmosudirjo, 1979:231).  

Setiap bagian dalam organisasi selalu membutuhkan keputusan yang cepat dan tepat. Juga membutuhkan bagian yang lain untuk pembuatan keputusan apalagi top managernya. Keputusan yang dicetuskan sangat tergantung pada data-data/informasi dari berbagai subsistem. Maka disini perlu dirancang sistem informasi  sehingga ajaran sistem dapat dianggap sebagai suatu metode untuk memecahkan masalah. Dengan menggunakan pendekatan sistem dalam proses manajemen diharapkan pengelolaan data dapat dihasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat melalui analisis rasional dan ilmiah.

·         Informasi

Informasi merupakan unsur inti dalam manajemen sistem informasi. Informasi inilah yang dijadikan sebagai sistem, dan dikelola dengan pendekatan sistem. Informasi sangat erat hubungannya dengan data. Informasi berasal dari data. Data adalah hal, peristiwa, atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung sesuatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan atau penetapan keputusan. Data ibarat bahan mentah yang melalui pengelolaan tertentu lalu menjadi informasi. Data merupakan sumber informasi, merupakan bahan informasi dan dengan sendirinya erat hubungannya dengan informasi. Data merupakan hasil dari kajian-kajian ilmiah dan dapat didapatkan secara ilmiah pula.  Data adalah fakta-fakta yang diperoleh melalui penelitian empirik atau observasi. Sedangkan informasi adalah  behavior initiating, stimuli yang terjadi antara pengirim dan penerima  dalam bentuk tanda atau sandi merupakan output dari pengolahan data (N.A. Ametembun , 1980:137).

·         Manajemen

Komponen ketiga yaitu manajemen  yang merupakan proses pengelolaan, pengumpulan data hingga menjadi informasi termasuk proses pentransferan informasi kepada yang memerlukan. George R. Terry (1997:4) menjelaskan bahwa “Mangement is a distinct proses consisting of planing, organizing, actuating, and controlling, performedto determine and accomplish stated objectives by the use of human being and other resources”. (manajemen adalah suatu proses yang terdiri dari perencanaan pengorganisasian,  penggerakan, dan pengawasan, yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainnya.) 

Dalam hubungannya dengan sistem informasi manjemen,  manajemen dipandang sebagai orang-orang yakni semua orang yang mempunyai fungsi atau kegiatan pokok sebagai pemimpin-pemimpin kerja. Sebagaimana dalam Webster’s New World Dictionary dijelaskan bahwa: manajer adalah seseorang yang memimpin semua hal dari suatu perusahaan, badan atau lembaga,  team, dan sebagainya. Manajemen berarti proses informasi selalu memerlukan penerapan fungsi-fungsi manajemen dari mulai perencanaan, pengumpulan data, penyimpanan, sampai dengan penyebaran informasi. Dalam sistem informasi manajemen, seorang pemimpin tidak akan mampu bekerja tanpa dibantu oleh bawahannya.

Burt Scanlan dan J. Bernard Keys yang dikutip Moekijat menggambarkan proses kerja suatu sistem informasi manajemen dengan fungsi-fungsi sebagai berikut:

a.       Manajemen data

Fungsi manajemen sistem informasi dalam konteks manajeman data menyiratkan suatu kumpulan data yang terorganisasi beserta tata cara penggunaannya yang mencakup lebih jauh dari sekedar penyajian. Keberhasilan manajemen sistem informasi dalam konteks menajemen data bergantung pada tiga faktor utama yaitu; keserasian dan mutu data, pengorganisasian data dan tatacara penggunannnya. 

Perkembangan fungsi manajemen sistem informasi dalam konteks manajeman data dapat dilihat pada tiga hal pokok yaitu cara pengumpulan dan pemasukan data, cara penyimpanan dan pengambilan data serta cara penerapan data.  Pengelolaan data secara professional dan terpusat, meliputi penyimpanan, penataan, pengolahan dan pemanfaatan

b.      Evaluasi dan penilaian

Manajemen informasi dalam konteks evaluasi dan penilaian memberi manfaat

1. Kegiatan monitoring-evaluasi yang dilakukan secara internal dapat diintegrasikan ke publik dengan dukungan manajemen sistem informasi.
2. Manajemen sistem informasi akan meningkatkan akuntabilitas program lembaga/ organisasi.
3. Keterlibatan publik melalui dukungan manajemen sistem informasi akan meningkatkan kinerja program lembaga/organisasi.

c.       Mengontrol kualitas

Manajemen informasi dalam konteks  kontrol terhadap kualitas memungkinkan untuk melakukan proses pengumpulan dan evaluasi fakta/evidence. Menentukan apakah suatu sistem informasi telah melindungi aset, menjaga integritas data, dan memungkinkan tujuan organisasi tercapai secara efektif  dengan menggunakan sumber daya secara efisien.

d.      Meningkatkan daya kompetensi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Oleh karena itu sangat jelas bahwa menajeman sistem informasi akan berdampak kepada peningkatan daya saing komptensi.

e.       Pengembangan kelembagaan

Manajemen sistem informasi yang berkualitas biasanya diukur dalam tiga dimensi berikut :

1. Dimensi waktu : informasi harus ada saat dibutuhkan (timeliness), selalu up to date (currency), disajikan berkali-kali sebanyak dibutuhkan (frequency), dan dapat menyajikan untuk periode sekarang, masa lalu dan masa datang (time perid)
2. Dimensi content : Informasi harus bebas dari kesalahan (accuracy), harus berhubungan dengan kebutuhan penggunanya pada situasi tertentu (relevance), disajikan secara lengkap (completeness), hanya yang dibutuhkan yang disajikan (cincisenee), dapat disajikan untuk lingkungan luas maupun terbatas atau internal/eksternal focus, dapat menunjukan kinerja dengan pengukuran aktivitas yang telah diselesaikan .
3. Dimensi bentuk : informasi harus dapat disajikan dalam bentuk yang mudah dimengerti (clarity), dapat disajikan secara detail atau ringkasan, dapat diatur dalam urutan tertentu, dapat disajikan secara narrative, dapat disajikan dalam media cetak.

Jika Manajemen sistem informasi dapat memenuhi syarat kualitas tersebut di atas, sudah barang tentu akan dapat mengembangkan kelembagaan.

f.       Mengefektifkan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya

Manajemen sistem informasi dalam konteks SDM berupaya agar keputusan yang diambil dan aktifitas yang dilaksanakan selalu mengacu kepada mutu SDM yang terukur dan dapat teramati validitasnya berdasarkan perilaku seorang pegawai (SDM).
Aplikasi manajemen sistem informasi dalam konteks SDM adalah aplikasi yang ditujukan untuk membantu organisasi mengelola kompetensi sumber daya manusia. Dalam hal ini pengelolaan SDM memiliki ruang lingkup :

1. Organisasi dan uraian jabatan pegawai
2. Pengelolaan standar kompetensi baik kompetensi dalam kaitannya dengan karakter pegawai maupun kinerja yang bersifat skill.
3. Pengelolaan data jabatan, kebutuhan kompetensi jabatan, dan penentuan level kebutuhan kompetensi jabatan
4. Pengelolaan data pegawai dan kompetensi individu
5. Aplikasi gap and match kompetensi
6. Aplikasi sistem perencanaan karir (rotasi, mutasi, demosi, promosi)
7. Aplikasi sistem kinerja

Dengan adanya manajemen sistem informasi SDM diharapkan pengelolaan SDM semakin efektif dan efisian.

g.      Menyederhanakan birokrasi

Manajemen berbasis teknologi sistem informasi telah menjadi suatu komponen yang tidak terpisahkan dari mekanisme kantor. Penggunaan teknologi sistem informasi yang tepat dan didukung oleh keahlian personel yang mengoperasikannya. Bahkan berbasis teknologi sistem informasi sangat meungkinkan untuk dapat menyelesaikan beberapa pekerjaan cukup oleh seorang SDM saja. Dengan demikian manajemen berbasis teknologi sistem informasi dapat menyederhanakan birokrasi

h.      Meningkatkan efisiensi

Pemanfaatan teknologi informasi dapat menghasilkan efisiensi dalam berbagai aspek pengelolaan informasi yang ditunjukkan oleh kecepatan dan ketepatan waktu pemrosesan, serta ketelitian dan kebenaran informasi (validitas) yang dihasilkan. Hal ini berkaitan dengan penggunaan perangkat keras komputer (hardware), program aplikasi pendukung (software), perangkat komunikasi dan internet sebagai sarana pengelolaan informasi.

i.        Membuat perencanaan

Perencanaan adalah proses di mana manajer secara matang dan bijaksana memikirkan dan menetapkan sasaran serta metode yang diperlukan untuk mencapainya. Sebuah kebijakan informasi organisasi biasanya memberikan arahan baik bagi para pengelola maupun para pengguna informasi. Bagi para pengelola kebijakan informasi merupakan sebuah kerangka kerja yang berisi prinsip-prinsip organisasi yang berhubungan dengan informasi, penggunaannya dan pengelolaannya. Sedangkan dari perspektif pengguna, kebijakan informasi merupakan sebuah jaminan bahwa organisasi mempunyai komitmen untuk menyediakan informasi yang dibutuhkannya.

Dengan demikian dalam konteks perencanaan sebuah organisasi, manajemen informasi merupakan data base dimana pembuatan perencanaan menjadi lebih mudah, lengkap dan matang serta akurat.

j.        Umpan balik

Memahami karakteristik manajemen sistem informasi secara sistematis dalam mengelola informasi baik secara prosedural maupun interaksional antar eleman, memungkinkan terjadinya prosedur analisis umpan balik antar elemen yang mudah, cepat, akurat, efektif dan efisien. Informasi dikatakan berkualitas apabila didukung oleh relevansi, yaitu ketepatan dengan penggunaannya, ketepatwaktuan, yaitu informasi mampu disajikan tepat pada saat dibutuhkan, dan akurat, yaitu harus tepat nilainya dan dapat menggambarkan keadaan yang sebenarnya (Jogiyanto, 2001:8).

Sistem Informasi Pendidikan

Dalam menggerakan fungsi operasi untuk mencapai tujuan yang diharapkan sekurang-kurangnya meliputi fungsi planning, organizing, staffing, directing, evaluating, coordinating, dan budgeting. Fungsi menajemen memiliki tingkat kompleksitas yang tinggi dan tingkat relasional yang kompleks antar fungsi operasi ketika harus menjalankan fungsi operasi dalam organisasi pendidikan. Ketika fungsi operasi dalam organisasi berjalan sesuai fungsi manajemen, maka akan terjadi lalu lintas data dan informasi yang saling terkait dan saling membutuhkan sehingga tingkat kompleksitas relasional antar fungsi tersebut kelihatan sekali.

Kompleksitas relasional data dan informasi tersebut meliputi tahap-tahap pengumpulan data, klasifikasi data, pengolahan data, sifat, dan kegunaan menjadi informasi, interpretasi informasi, penyimpanan informasi, penyampaian informasi atau transmisi kepada pengguna dan penggunaan informasi untuk kepentingan manajemen organisasi.

Tahapan kompleksitas relasional data dan informasi memungkinkan ditempuhnya delapan tahap penting dalam penanganan informasi, yaitu penciptan informasi, pemeliharaan saluran informasi, transmisi informasi, penerimaan informasi, penyimpanan informasi, penelusuran informasi, penggunaan informasi dan penilaian kritis serta umpan balik. Tahap-tahap tersebut menjadi sebuah bentuk manajemen sistem informasi pendidikan. Manajemen Sistem Informasi Pendidikan adalah sistem yang didisain untuk kebutuhan manajemen dalam upaya mendukung fungsi-fungsi dan aktivitas manajemen pada suatu organisasi pendidikan. Jenis data dan fungsi-fungsi operasi disesuaikan dengan kebutuhan manajemen.

Dari uraian di atas dapat disebutkan bahwa wilayah garapan/pokok-pokok Menajemen Sistem Informasi Pendidikan (MSIP) meliputi; sistem informasi akuntansi/keuangan, sistem informasi kepegawaian, sistem informasi akademik/kurikulum, student centered learning melalui e-learning, sistem informasi perpustakaan.

MSIP Meningkatkan Mutu Layanan Pendidikan

Manajemen Sistem Informasi Pendidikan (MSIP) adalah sistem yang didisain untuk kebutuhan manajemen dalam upaya mendukung fungsi-fungsi dan aktivitas manajemen pada suatu organisasi pendidikan. Maksud dilaksanakannya MSIP adalah sebagai pendukung kegiatan fungsi manajemen; planning, organizing, staffing, directing, evaluating, coordinating, dan budgeting dalam rangka menunjang  tercapainya sasaran dan tujuan fungsi-fungsi operasional dalam organisasi pendidikan. Dengan adanya MSIP organissi pendidikan akan merasakan beberapa manfaat sebagai berikut,

·         pertama, tersedianya sistem pengeloaan data dan informasi pendidikan.

·         Kedua, terintegrasinya data dan informasi pendidikan untuk mendukung proses pengambilan keputusan.

·         Ketiga, tersedianya data dan informasi pendidikan yang lengkap bagi seluruh stakholders yang berkepentingan dalam bidang pendidikan.

MSIP digunakan oleh penggunanya sebagai alat bantu pengambil keputusan dan oleh pihak lain yang tergabung dalam inter-organizational information sistem sehingga organisasi pendidikan dapat berinteraksi dengan pihak berkepentingan (stakeholders)

1. Nilai penting MSIP adalah : Sistem Informasi yang berbasis computer (computer-based information sistems) memungkinkan pendelegasian kegiatan rutin. Teknologi informasi memungkinkan pengolahan data secara lebih akurat dan andal.
2. Pembuatan keputusan akan ditunjang dengan pilihan alternatif yang lebih objektif dengan data pendukung yang lengkap
3. Monitoring dan evaluasi memerlukan penyerapan informasi secara cepat dan efisien.

Dari uraian di atas, dapat dijelaskan bahwa MSIP sangat berguna dalam meningkatkan mutu layanan pendidikan.

Penutup

Penggunaan teknologi informasi untuk mendukung aktivitas operasional sebuah lembaga bukan merupakan hal yang baru lagi, melainkan kebutuhan utama karena merupakan salah satu strategi bersaing pada era sekarang ini. Penggunaan teknologi informasi dalam bentuk aplikasi sistem dapat digunakan, baik pada tingkat internal maupun eksternal. Untuk tingkat internal dapat digunakan, baik pada tingkat fungsi operasioal organisasi maupun tingkatan manajemen. Penggunaan pada fungsi operasional organisasi, misalnya pada fungsi akuntansi, keuangan, produksi, pemasaran dan lainnya. Pada tingkatan manajemen, misalnya digunakan pada tingkat manajemen atas, menengah, atau bawah. Sebuah lembaga tidak harus memiliki dan menggunakan semua aplikasi sistem yang ada, tetapi harus memilih aplikasi sistem yang sesuai dengan kebutuhan.

Daftar Pustaka :

http://www.setyaputra.org/2007/09/26/sistem-informasi-manajemen-sekolah/
hanckey.pbworks.com/f/Sistem+Informasi+untuk+Pendidikan+(a).ppt
http://visiquantum.blogspot.com
http://justmaksum.wordpress.com/2008/01/28/sistem-informasi-manajemen-pendidikan-indonesia/